2. PLANEJAMENTO DAS AQUISIÇÕES

O planejamento das aquisições é identificar as necessidades do projeto que melhor podem ser atendidas pela contratação de produtos ou serviços fora da organização e deve ser acompanhado durante a definição do escopo.

Quando o projeto não obtém produtos e serviços fora da organização executora, os processos, desde a preparação das aquisições até o enceramento da contratação seriam realizados. Isto freqüentemente ocorre em projetos de pesquisa e desenvolvimento, quando a organização executora reluta em partilhar a tecnologia do projeto, e em muitos projetos internos menores, quando o custo de descobrir e gerenciar os recursos externos pode exceder as economias potenciais.

2.1 Entradas para o Planejamento das Aquisições

·        Declaração do escopo

·        Descrição do produto

·        Recursos para contratação

·        Condições de mercado

·        Saídas de outros planejamentos

·        Restrições

·        Premissas

A declaração do escopo é uma documentação que fornece informação sobre as necessidades e estratégias do projeto que devem ser consideradas durante o planejamento as aquisições

Na Descrição do produto, do projeto constam informações importantes sobre qualquer questão técnica ou preocupação que precisam ser consideradas durante o planejamento das aquisições.

A descrição do produto geralmente é mais abrangente que declaração de trabalho.

Recursos de contratação: A equipe do projeto terá que disponibilizar recursos e conhecimento para apoiar as atividades de contratação se a organização executora não tem um grupo formal de compras.

As Condições de mercado consiste em se considerar que produtos e serviços estão disponíveis no mercado, quais são os fornecedores e sob que termos e condições.

Outras saídas de planejamento. Durante o planejamento das aquisições, outras saídas de planejamento devem ser consideradas na medida em que estiverem disponíveis.

Restrições. A disponibilidade de recursos financeiros é uma das restrições mais comuns para muitos projetos, pois limitam as opções do comprador.

As Premissas são suposições ou fatores que para os propósitos do planejamento são consideradas verdadeiras, reais ou certas.

2.2 Ferramentas e Técnicas para Planejamento das Aquisições

·        Análise do make-or-buy

·        Avaliação especializada

·        Seleção do tipo de contrato

Análise de make-or-buy – É uma técnica onde se avaliam as vantagens, em termos de custo, e desvantagem de se comprar um item essencial em vez de alugar ou fazer um leasing, por exemplo. Esta análise inclui custos diretos e indiretos, Por exemplo, o lado “comprar” da análise deve incluir tanto o custo real “out-of-pocket” para comprar o produto, quanto os custos indiretos de administração do processo de compra.

Na avaliação especializada um indivíduo com conhecimento especializado ou treinamento avalia as entradas para este processo.

Seleção do tipo de contrato. Os contratos se subdividem conforme os tipos de compras.

No contrato de preço fixo ou de preço fechado, o contrato envolve um preço fixo para um produto bem definido, a vantagem é a inclusão de incentivos quando se consegue atingir ou exceder determinados objetivos tais como metas de prazo. Mas a desvantagem é que se o produto não for bem definido, o comprador pode não receber o produto desejado e o vendedor pode incorrer em custos adicionais.

Os contratos de custos reembolsáveis envolvem o pagamento de uma taxa ao vendedor, correspondente ao seu lucro obtido, mais o reembolso pelos seus custos reais.

Os contratos de tempo e recurso (T8M) são um tipo de contrato que podem parecer com disposições de contratos de preço fixo ou fechado quando, por exemplo, as taxas unitárias são pré-fixadas pelo comprador e vendedor quando ambas as partes aceitam as taxas para a categoria de “engenheiros seniores”. Ou podem também aparecer com uma disposição de custos reembolsáveis na medida em que é ilimitado, por que o valor total não é definido no momento da contratação, logo contratos de tempo e recursos podem crescer no valor contratual como se fosse um arranjo do tipo de custos reembolsáveis.

2.3 Saídas do Planejamento das Aquisições:

·        O Plano de gerenciamento das aquisições

·        Declaração do trabalho (SOW)

No plano de gerenciamento das  aquisições, consta como os processos das aquisições remanescentes serão gerenciados.Por exemplo:

* Decidir os tipos de contratos.

* Organizar os diversos fornecedores.

* Escolher quem irá fazer as estimativas de critérios de avaliação e quando preparar.

Um plano de gerenciamento das aquisições pode ser detalhado ou genérico, formal ou informal.

Na declaração do trabalho (SOW) o item a ser contratado é descrito com suficiente detalhe para permitir que os potenciais fornecedores possam avaliar se são capazes de atender o edital.  Cada item de compra individual requer uma declaração de trabalho separada. No entanto serviços múltiplos ou produtos podem ser agrupados como um item de compra com um único SOW. O nível de detalhe pode variar de acordo com as necessidades do comprador, a natureza do item ou a forma do contrato.

            3. PREPARAÇÃO DAS AQUISIÇÕES        

Nesta fase do processo os documentos necessários para suportar o processo de licitação (descrito no próximo item) são preparados.

3.1 Entradas para Preparação das Aquisições

·        Plano de gerencia das aquisições.

·        Declaração de trabalho (SOW)

·        Saídas de outros planejamentos

O plano de gerência das aquisições já foi descrito na Seção 2.3.

A declaração de trabalho foi definida anteriormente na Seção 2.3

As outras saídas de planejamento que foram modificadas, desde quando foram consideradas como parte do plano de contratação, devem ser revistas novamente como parte da solicitação.

3.2 Ferramentas e Técnicas para a Preparação das Aquisições:

·        Formulários Padrões

·        Avaliação especializada

Os Formulários padrões são documentos padronizados. As organizações que operam com muitas aquisições devem ter vários desses documentos padronizados.

 Avaliação especializada foi descrita na Seção 2.2.

3.3 Saídas da Preparação das Aquisições

·        Documento de aquisição ou editais.

·        Critérios de avaliação

·        Atualizações na declaração de trabalho.

Os documentos de aquisição são utilizados para obtenção de propostas a partir dos fornecedores potenciais.  Eles devem ser organizados para propiciar respostas corretas e completas por parte dos fornecedores, devem ser rigorosos o suficiente para garantir consistência, mas ao mesmo tempo flexíveis o bastante para permitir sugestões dos fornecedores quanto as melhores formas de atender os requerimentos do contrato.

Os documentos de aquisição devem incluir sempre a declaração do trabalho (SOW), uma descrição da forma desejada de resposta, e quaisquer cláusulas contratuais necessárias.

Os critérios de avaliação são utilizados para selecionar ou classificar propostas, e são constantemente incluídos como parte dos documentos de aquisição. Eles se subdividem em: objetivos (p.e “o gerente de projetos indicado deve ser um project management professional”), ou subjetivos (p.e.“o gerente de projetos indicado deve ter experiência documentada em projetos similares”).

Atualização na declaração de trabalho são modificações que foram feitas nas declarações de trabalho e podem ser identificadas durante a preparação das aquisições.

4. OBTENÇÃO DE PROPOSTAS

Este processo abrange a obtenção de informações (coletas de preços e propostas) dos fornecedores potenciais quanto ao atendimento das necessidades do projeto.A maior parte do esforço deste processo é feita pelos potencias fornecedores sem custo para o projeto.

4.1 Entradas para Obtenção de Propostas

·        Documentos de aquisição

·        Lista de fornecedores qualificados

Os documentos de aquisição já foram descritos na seção 3.3, mas aqui serão considerados como entradas da obtenção de propostas e não como saída.

As listas de fornecedores qualificados contem informações sobre a experiência relevante e outras características dos fornecedores, algumas organizações mantêm estas listas arquivadas com as informações de fornecedores potencias. A equipe terá de desenvolver suas próprias fontes se tais listas não estiverem prontamente disponíveis. Esta informação pode estar disponível, na internet, em diretórios de bibliotecas, associações locais, catálogos de negócios e fontes similares. Informações mais detalhadas podem exigir um esforço mais intenso, como visitas diretas ou contato com clientes anteriores. Os documentos de aquisição podem ser enviados para todos ou para alguns fornecedores potencias.     

4.2 Ferramentas e Técnicas para a Obtenção de Propostas

·        Reuniões de licitação

·        Anúncios

As reuniões de licitações são reuniões com os fornecedores potencias antes que eles preparem suas propostas para apresentar para a organização. Nesta reunião os fornecedores têm uma compreensão clara e comum do processo de compra (requerimento, técnico, contratuais, etc.).Todos os vendedores devem permanecer em situação de igualdade durante o processo.

As listas de fornecedores potenciais podem ser expandidas quando publicadas em forma de anúncios em jornais profissionais. Algumas instituições públicas solicitam anúncio público de certos tipos de produtos de itens de compra. A maioria das jurisdições públicas americanas demanda anúncios públicos de subcontratos em contratos governamentais. 

4.3 Saídas da Obtenção de Propostas

·        Propostas

Nas propostas os fornecedores documentam suas capacidades e possibilidades de fornecer o produto solicitado.Esses documentos têm com base o edital e seus anexos.

5. SELEÇÃO DE FORNECEDORES

A seleção de fornecedores envolve a recepção de coletas de preços ou propostas e o uso de critérios, de avaliação para escolher um fornecedor. As propostas são separadas em duas partes: técnica (quanto á abordagem) e comercial (quanto ao preço) o menor preço nem sempre é o menor custo, caso o fornecedor se mostre incapaz de entregar o produto no prazo.

5.1 Entradas para Seleção de Fornecedores

·        Propostas.

·        Critérios de avaliação.

·        Políticas organizacionais

As propostas já foram definidas na Seção 4.3.

Os critérios de avaliação incluem uma revisão do histórico do fornecedor, e de seus produtos e serviços previamente produzidos com um meio de avaliar a capacidade ou qualidade seus produtos. Os critérios de avaliação foram descritos na Seção 3.3

Políticas organizacionais são organizações envolvidas em gerência de projetos com políticas formais que afetam a avaliação das propostas.

5.2 Ferramentas e Técnicas para Seleção de Fornecedores

·        Negociação contratual

·        Sistema de ponderação

·        Sistema de classificação

·        Estimativas independentes

Na negociação contratual a estrutura e requerimentos do contrato são esclarecidos, e um acordo mútuo é estabelecido antes de sua assinatura.

O sistema de ponderação quantifica dados qualitativos para minimizar as influências pessoais na seleção de fornecedores. Por exemplo:

*  Atribuir um peso numérico para cada critério de avaliação.

*  Designar nota para cada fornecedor em  cada critério.

*  Multiplicar o peso pela nota.

*  Totalizar os produtos resultantes para se calcular o valor final.

No sistema de classificação, os requerimentos mínimos de desempenho para um ou mais critérios de avaliação são estabelecidos.

As estimativas independentes são avaliações de preços que a organização contratante prepara para servir de base para avaliar os preços propostos pelos fornecedores. 

5.3 Saídas da Seleção de Fornecedores

·        Contrato

Contrato é um acordo mútuo, que obriga ao vendedor a fornecer o produto especificado, e obriga ao comprador a pagar por ele. Um contrato é um relacionamento legal que, caso o vendedor ou comprador não cumpra suas obrigações eles estarão sujeitos a recursos no tribunal.

6. ADMINISTRAÇÃO DOS CONTRATOS

A administração dos contratos é o processo de garantir que o desempenho do fornecedor está adequado aos requerimentos contratuais. A equipe de projeto ao administrar o contrato deve estar perfeitamente ciente das implicações legais das ações tomadas.

A administração de contrato inclui a aplicação de processos de gerência de projetos que envolvem:

                    *  Autorizar o trabalho do contratado no devido tempo.

                    *  Monitorar custo, cronograma e desempenho técnico do contratado.

                    *  Inspecionar e verificar qualidade do produto.

                    * Assegurar que as mudanças foram aprovadas e que todos os envolvidos tomaram conhecimento.

                    * Garantir que há uma ligação clara entre o progresso medido e a remuneração paga ao vendedor.

Os termos de pagamento devem ser definidos dentro do contrato.

6.1 Entradas para a Administração dos Contratos

·        Contrato

·        Resultados do trabalho

·        Requisições de mudança

·        Fatura dos fornecedores

Contrato já foi definido na Seção 5.3.

Os resultados do trabalho do fornecedor relatam que subprodutos foram completados e quais ainda não, que custos foram comprometidos, em que medida os padrão de qualidade foram alcançados, etc.

As requisições de mudanças são alterações nas condições do contrato ou na descrição do produto ou serviço a ser fornecido, e podem até incluir a decisão de terminar o contrato se o trabalho do fornecedor não estiver satisfatório.

As faturas dos fornecedores são emitidas pelos fornecedores pelos seus serviços prestados, e são normalmente definidas no contrato.

6.2 Ferramentas e Técnicas para a Administração dos Contratos

·        Sistema de controle de mudança contratual

·        Relatório de desempenho

·        Sistema de pagamento

O sistema de mudança contratual define o processo pelo qual o contrato pode ser mudado e inclui alguns serviços necessários para autorizar essas mudanças. Este sistema deve ser integrado ao controle geral de mudanças.

O relatório de desempenho fornece informação à gerência sobre a eficiência do fornecedor com relação ao atendimento dos objetivos do contrato. Este relatório deve ser integrado ao relatório de desempenho global do projeto.

Sistema de pagamento. O departamento de contas a pagar é responsável pelos pagamentos dos fornecedores. Nos grandes projetos onde a complexidade de contratação é maior o projeto pode desenvolver seu próprio sistema.

6.3 Saídas da Administração dos Contratos

·        Correspondências

·        Mudanças Contratuais

·        Requisições de pagamento

Correspondências são documentos escritos que estabelecem comunicação entre o fornecedor e o comprador para avisos de desempenho insatisfatórios e mudanças ou esclarecimentos contratuais.

As mudanças contratuais (aprovadas ou não) são integradas ao projeto através de processos adequados de planejamento e aquisições do projeto.

Requisições de pagamentos são usados quando o projeto está utilizando um sistema de pagamento externo, caso contrário, a saída aqui seria simplesmente “pagamentos”.

7. ENCERRAMENTO DO CONTRATO

No encerramento do contrato é feita uma verificação se o trabalho foi completado satisfatoriamente, uma atualização dos registros para refletir os resultados finais, e então as informações são arquivadas para uso futuro.

7.1 Entradas para o Encerramento do Contrato

·        Documentação do contrato

Na documentação do contrato está incluído o próprio contrato, os cronogramas de suporte, as mudanças contratuais solicitadas e aprovadas, documentação técnica desenvolvida pelo fornecedor, relatórios de desempenho do fornecedor, documentos financeiros e os resultados de quaisquer inspeções relacionadas ao contrato.  

7.2 Ferramentas e Técnicas para o Encerramento do Contrato

·        Auditorias de contratação

Na auditória de contratação o processo de contratação é revisto desde o planejamento até a administração do contrato. O propósito dessa auditoria é identificar os sucessos e falhas que possam ser transferidos para outros itens de compra, neste ou em outros projetos da organização executora.

7.3 Saídas para o Encerramento do Contrato

·        Arquivo do contrato

·        Aceitação formal e fechamento

Arquivo do contrato.Um conjunto completo dos registros do projeto deve ser preparado e indexado para a composição do arquivo final do projeto.Quaisquer bancos de dados históricos relacionados ao projeto devem ser atualizados.Quando o volume de contratação é grande não à necessidade de uma atenção especial ao arquivamento de registros financeiros.

             Na aceitação formal e fechamento o fornecedor deve ser notificado quando o contrato chega ao fim de maneira formal. Os requerimentos para aceitação formal e fechamento são, freqüentemente, definidos no contrato.